يتم إعداد البيانات المالية والتقارير للمنظمة وفقًا للمعايير الدولية لإعداد التقارير المالية (IFRS) للمنظمات غير الربحبة.
1. عملية إعداد الموازنة
- يتم إعداد الميزانية السنوية للمنظمة من قبل المدير التنفيذي بالاشتراك مع مدير البرامج والمدير المالي والإداري ومنسقي البرامج ، ويقدم تقريرًا إلى مجلس الأمناء ؛
- يخطر المدير التنفيذي رئيس وأمين صندوق مجلس الأمناء بأي منح وميزانيات واردة معتمدة ؛
- يتم إعداد ميزانيات البرامج من قبل منسقي البرنامج بمساعدة وحدة المالية ويوافق عليها مدير البرامج ؛ سيعمل المدير التنفيذي مع مدير البرامج ومدير الشؤون المالية والإدارية ومنسقي البرامج للتأكد من أن الميزانية السنوية للمنظمة وجميع ميزانيات البرامج دقيقة وتعكس الهدف والغايات الشاملة لـ SDFG على النحو المحدد في استراتيجيتها ؛
- سيقوم مجلس الأمناء بمراجعة واعتماد ميزانية المنظمة.
2. التقارير المالية للإدارة الداخلية
- وحدة المالية مسؤولة عن إعداد التقارير التالية ، على أساس ربع سنوي: بيان المركز المالي؛
- بيان الأنشطة ؛
- إسقاط التدفق النقدي؛
- مراجعة ومتابعة تقرير مراقبة الموازنة.
على أساس ربع سنوي ، يقوم مدير البرامج والشؤون المالية والإدارية بصياغة تقرير سردي يلخص الوضع المالي الحالي للبرامج والذي يتضمن تفسيرات للميزانية والتباين المستهدف. سنويًا: يقوم المدير التنفيذي ومدير البرامج بمراجعة التقارير المالية كل شهر في اجتماع فريق الإدارة العليا. المدير التنفيذي ويقدم التقارير المالية التنظيمية لمجلس الأمناء على أساس سنوي.
3. التقارير المالية إلى الجهة المانحة
تلتزم المجموعة السودانية للديمقراطية أولاًبإصدار تقارير مالية منتظمة إلى الجهات المانحة للمنظمات لإثبات استخدام الأموال للغرض المقصود منها ، وإبقاء المانحين على اطلاع بأي تغييرات محتملة. وحدة المالية هي المسؤولة عن الحفاظ على المواعيد النهائية للتقارير كما هو منصوص عليه في اتفاقيات المنح ، وإنتاج أرقام دقيقة وموثقة. يجب مراجعة جميع التقارير المالية للجهة المانحة من قبل منسق البرنامج والتحقق منها من قبل مدير البرامج واعتمادها من قبل المدير التنفيذي. منسقو البرنامج مسؤولون عن شرح أي تباين كبير في بنود الميزانية.
4. مخطط الحسابات
يتوفر مخطط الحسابات ويستخدم لترميز الإيصالات والمدفوعات إلى بنود الميزانية المناسبة. مدير الشؤون المالية والإدارية مسؤول عن تطوير رموز الميزانية لكل منحة معتمدة عند توقيع العقد. يتوفر الإصدار المحدث من مخطط الحسابات على محرك الأقراص المشترك SDFG ويتم تحديثه شهريًا. يجب تقديم جميع الطلبات الجديدة لتحديث مخطط الحسابات إلى مدير الشؤون المالية والإدارية عن طريق البريد الإلكتروني مع وصف تفصيلي للعناصر / الرموز الجديدة المقترحة ، والميزانية السنوية المقدرة لكل عنصر مقترح ، والنسخ المرفقة من المستندات الداعمة ، على سبيل المثال التعهد اتفاق أو عقد منح أو منح الميزانية.
5. المراجعة الداخلية
لمجلس الإدارة الحق في تعيين مراجع داخلي.
6. المراجعة القائمة على المشروع
يجوز للمنظمة إجراء تدقيق على أساس المشروع في نهاية المشاريع بناءً على توافر الأموال و / أو متطلبات المانحين. يجب إجراء التدقيق من قبل مدقق حسابات مستقل ومعتمد يكون على دراية بعمليات المنظمات غير الحكومية.
7. التدقيق المالي الخارجي السنوي
يجب على المنظمة إجراء تدقيق مالي سنوي في نهاية كل سنة مالية. سيتم إجراء عمليات التدقيق السنوية من قبل مدقق حسابات مستقل ومعتمد يكون على دراية بعمليات المنظمات غير الحكومية المعينة من قبل مجلس الأمناء لتغطية الحد الأدنى من القضايا التالية:
- فحص البيانات المالية للحصول على تأكيد معقول بأنها خالية من الأخطاء الجوهرية وأنها تعطي صورة حقيقية وعادلة عن شؤون الدولة الخاصة بالمنظمة ؛
- فحص المعاملات المالية للتأكد من دقة وموثوقية الوثائق الداعمة والتأكد من احتفاظ إدارة المنظمة بدفاتر حسابات مناسبة ؛
- تقييم العرض العام للبيانات المالية والتأكد من توافقها مع دفاتر الحسابات وسياسات المنظمة وإجراءاتها ومتطلبات التمويل ذات الصلة ؛
- مراجعة سياسات وإجراءات الضوابط الداخلية الحالية وتحديد ما إذا كانت مناسبة وكافية وتبرز أي نقاط ضعف كبيرة ؛
تحقق مما إذا كانت نتائج وتوصيات عمليات التدقيق السابقة قد عولجت بشكل مناسب. ستكون وحدة المالية مسؤولة عن تنسيق عملية المراجعة السنوية ، والاتصال بالمراجعين الخارجيين والمدير التنفيذي ومجلس الأمناء ، وتقييم أي تغييرات ضرورية.