المجموعة السودانية للديمقراطية أولاًSDFG) ) هي منظمة مجتمع مدني ومؤسسة فكرية ملتزمة بالإدارة المالية المسؤولة. ستعمل المنظمة بأكملها بما في ذلك مجلس الإدارة والمدير التنفيذي والموظفين معًا للتأكد من معالجة جميع المسائل المالية للمنظمة بعناية ونزاهة وبما يخدم مصلحتها.

تم تصميم السياسة والمبادئ التوجيهية الإجرائية الواردة في هذا الكتيب من أجل:

1. حماية أصول المجموعة السودانية للديمقراطية اولًا.

2. ضمان الاحتفاظ بسجلات دقيقة للأنشطة المالية للمجموعة السودانية للديمقراطية اولًا، والامتثال للمعايير الدولية للتقارير المالية للمنظمات غير الهادفة للربح وضمان الامتثال للدولة، والمتطلبات القانونية المحلية وإعداد التقارير.

3. توفير إطار عمل معايير التشغيل والتوقعات السلوكية.

ضمان الامتثال للبلد (البلدان) المضيفة، والاحتفاظ بسجلات المانحين، وإعداد التقارير، ومتطلبات التدقيق.

تكامل السياسات

في حين أن دستور المنظمة هو الإطار القانوني العام، فإن سياسات وإجراءات المجموعة السودانية للديمقراطية اولًا الأخرى مكملة لهذه السياسة، بما في ذلك: سياسات الموارد البشرية، وسياسة تضارب المصالح، والسياسة الأمنية، وأي سياسات وإجراءات أخرى تمت الموافقة عليها من قبل مجلس الإدارة والمدير التنفيذي.

صلاحية هذا الدليل وتحديثه

المدير التنفيذي مسؤول عن قيادة فريق عمل فعال ، وبالتالي فهو مسؤول عن تطوير وتنفيذ السياسات المبينة في هذا الدليل. مدير الموارد البشرية والشؤون المالية والإدارية هو المسؤول عن الإدارة المالية ويجب الرجوع إلى هذا الدليل لضمان الاتساق التنظيمي في تطبيق هذه الممارسات. تتم مراجعة الدليل سنويًا خلال معتكف الموظفين السنوي واجتماع مجلس أمناء SDFG.

القائم على الدليل

يكون مدير الشؤون المالية والإدارية مسؤولاً عن الحفاظ على الإجراءات والأنظمة التي تدعم الإدارة المالية للمنظمة، وهو متاح للإجابة على أي أسئلة أو تقديم توضيح بشأن أي محتوى من هذا الدليل.

والغرض من ذلك هو وضع المبادئ التوجيهية والسلطة لمساعدة مجلس الإدارة في تحديد ، والكشف عن ، وحل حالات تضارب المصالح المحتملة.

أ- المسؤولية الائتمانية:

1. يخدم أعضاء مجلس الإدارة والموظفون مهمتنا ولديهم التزام واضح بإدارة جميع شؤون المنظمة بطريقة صادقة وصادقة. يجب على كل شخص اتخاذ القرارات اللازمة باستخدام الحكم الجيد والاعتبارات الأخلاقية والمعنوية.

2. يجب اتخاذ جميع قرارات مجلس الإدارة وموظفي المنظمة فقط على أساس الرغبة في تعزيز المصالح الفضلى لمهمتنا.

3. من أجل تجنب أي مظهر لتضارب المصالح ، يوافق أعضاء مجلس الإدارة والموظفون على وضع رفاهية المنظمة فوق مصالحهم المالية الخاصة ، أو مصالح أفراد الأسرة ، أو غيرهم ممن قد يكون لهم دور شخصي في الشؤون المالية. شؤون المنظمة.

ب. الإفصاح:

1. الإفصاح المحدد: يجب على أعضاء مجلس الإدارة والموظفين الإفصاح بشكل كامل عن الطبيعة الدقيقة لمصالحهم أو مشاركتهم عند المشاركة في أي معاملة للمؤسسة يشمل فيها طرف آخر في المعاملة ما يلي:
   –  العضو نفسه أو نفسها ؛
   –  أحد أفراد الأسرة (الزوج أو الوالدين أو الأخوة أو الأخوات أو الأبناء أو أي قريب مباشر آخر) ؛
   –  منظمة ينتسب إليها عضو مجلس الإدارة أو الموظفون أو أسرته.
يتم الإفصاح عند أول معرفة بالمعاملة.

2. الواجبات المدفوعة:
   أ.  يتعين على أعضاء مجلس الإدارة العاملين الاستقالة من مناصبهم في المجلس قبل أن يتمكنوا من الحصول على استشارة مدفوعة الأجر للمنظمة.
  ب.  يمكن لأعضاء مجلس الإدارة الذين انتهت مدة خدمتهم إما بالاستقالة أو انتهاء الصلاحية العادية للحدود المؤقتة أن يخدموا فقط كمستشارين مدفوعي الأجر للمنظمة بعد مرور عام واحد على انقضاء المدة في مجلس الإدارة.
  ج.  أعضاء مجلس الإدارة الذين يسافرون في مهمة للمنظمة سوف يتم تغطية نفقاتهم ويحق لهم الحصول على أتعاب رمزية.

3. الإفصاح العام:

يجب على أعضاء مجلس الإدارة والموظفين الكشف عن جميع العلاقات والانتماءات التجارية التي قد تتعارض الآن أو في المستقبل مع مصالح المنظمة أو تجلب مكاسب شخصية لهم أو لعائلاتهم أو لأعمالهم. إذا كان أي عضو من أعضاء مجلس الإدارة أو أحد الموظفين أو أحد أفراد أسرته يتصرف في واحدة أو أكثر من الوظائف التالية ، فيجب الإفصاح عن ذلك:
  أ.  هو ضابط أو مدير أو وصي أو شريك أو موظف أو وكيل في مؤسسة لها تعاملات تجارية مع منظمتنا.
  ب.  هو إما المالك الفعلي أو المستفيد لأكثر من واحد في المائة من الأسهم التي لها حق التصويت أو الحصة المسيطرة لمؤسسة لها تعاملات تجارية مع منظمتنا.
  ج.  مستشار لمثل هذه المنظمة. أو لديه أي معاملات أخرى مباشرة أو غير مباشرة مع فرد أو منظمة يستفيد منها ماديًا (على سبيل المثال ، من خلال استلام نقود أو هدايا أو ممتلكات أخرى ، بشكل مباشر أو غير مباشر).

4. الإبلاغ عن الإفصاحات:

سيتم التعامل مع جميع الإفصاحات كما تنطبق على الموظفين من قبل المدير التنفيذي. يجب أن يتم سرد جميع الإفصاحات كما تنطبق على أعضاء مجلس الإدارة في نهاية هذه الوثيقة وسيتم إحالتها إلى رئيس مجلس الإدارة. سيتم الاحتفاظ بالمعلومات التي يتم الكشف عنها لرئيس مجلس الإدارة أو المدير التنفيذي في سرية ، إلا عندما يتم خدمة مصالح المنظمة الفضلى من خلال لفت انتباه مسؤولي المنظمة إلى المعلومات.

5. خطاب الإفصاح عن تضارب المصالح المحتمل:

يجب على أي فرد غير متأكد من تضارب المصالح في أي مسألة أن يكشف دون تأخير عن هذا التعارض المحتمل للفرد المناسب كما هو مذكور أعلاه.
سيقوم كل عضو من أعضاء مجلس الإدارة والموظفين بإكمال وتحديث أي إفشاء أو إفشاء مشتبه به سنويًا في وقت توقيع هذه الوثيقة.
بعد تلقي إقرار باستلام خطاب الإفصاح أو المعلومات الواردة أدناه ، يحق لعضو مجلس الإدارة أو الموظفين التصرف كما لو أنه لا يوجد تضارب في المصالح ما لم يتم إخطاره بخلاف ذلك من قبل المدير التنفيذي أو رئيس مجلس الإدارة المجلس في غضون 120 يومًا من تقديم الخطاب.

6. عدم الإفصاح:

يجب على كل عضو من أعضاء مجلس الإدارة والموظفين الذين يُطلب منهم تقديم بيان تضارب المصالح هذا أن يدركوا أن هذا التسجيل هو شرط لاستمرار الانتماء أو العمل مع SDFG ، علاوة على ذلك ، قد يؤدي عدم الكشف عن علم عن تضارب محتمل في المصالح إلى عدم الانتماء أو إنهاء العمل.

7. ضبط النفس على المشاركة:

يجب على أعضاء مجلس الإدارة والموظفين الذين لديهم تضارب في المصالح في أي مسألة الامتناع عن المشاركة في النظر في الصفقة المقترحة. لن يصوت الشخص أو الأشخاص المعنيون في مثل هذه الأمور. ومع ذلك ، ولأسباب خاصة ، قد يطلب مجلس الإدارة معلومات أو تفسيرًا من الشخص أو الأشخاص المعنيين.